Over Vergaderen met resultaat

Doelgroep

Iedereen die deelneemt aan vergaderingen, hetzij beroepshalve, hetzij voor de hobby. Vooral zij die leiding moet geven, zowel het topmanagement als mensen van het middenkader, maar ook ploeg – en teamverantwoordelijken, werfleiders, meestergasten, enz.

Verantwoording

Iedereen met vergaderervaringen weet hoe moeilijk het is zich aan de agenda te houden. Men verliest 80% van de vergadertijd aan zaken die niet op de agenda staan. Men neemt deel aan een vergadering, maar is slecht of niet voorbereid. De samenstelling van de deelnemers werkt heel vaak het resultaat tegen. Er zit geen structuur in het geheel en men springt van punt naar punt zonder besluiten te nemen of goede afspraken te maken. Men kijkt neer op vergaderen, want we ervaren vaak dat men praat om te praten”.

Inhoud

We bekijken de voordelen van een goede voorbereiding. Dat is immers de halve vergadering. Een goede doelstelling voor de vergadering begint, verkort de vergadertijd. We bekijken het belang van een strikt tijdschema. Deelnemen met de goede instelling: welke is de goede attitude. We denken na over de te volgen procedures en zorgen voor een structuur. Uitgangspunten voor succesvol overleggen. Rollen in de groep. Communicatievaardigheden: effecten en tactieken. Voorzitten van de vergadering. Notuleren. Onderhandelen, vermijden en oplossen van conflicten. Beslissen. Opvolgen van de besluiten

Resultaat

• De voorbereiding maakt vaak de vergadering al overbodig
• Veel efficiëntere vergaderingen: minder lang en minder vaak
• Beter gevoel na de vergadering
• Zinvollere gesprekken
• Meer respect en erkenning van de deelnemers
• Grotere luisterbereidheid
• Aanzetten tot creativiteit
• Meedenken van de deelnemers
• Actief deelnemen